Wat mag er niet in een personeelsdossier staan?

Het personeelsdossier is een kerninstrument voor elke werkgever, maar het opstellen ervan is geen vrijblijvende aangelegenheid. De inhoud wordt strikt begrensd door wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse Arbeidswet. Het dossier dient uitsluitend relevante informatie te bevatten die noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, de re-integratie of het voldoen aan een wettelijke verplichting.

Een veelgemaakte fout is het opslaan van gevoelige bijzondere persoonsgegevens. Dit omvat bijvoorbeeld informatie over iemands gezondheid, geloofsovertuiging, politieke opvattingen, etniciteit of lidmaatschap van een vakbond. Dergelijke gegevens mogen in principe niet worden verwerkt, tenzij er een uitdrukkelijke, wettelijke uitzondering of toestemming van de werknemer voor bestaat. Een medische verklaring mag alleen worden opgenomen als deze noodzakelijk is voor een specifiek doel, zoals een aanpassing van de werkplek.

Evenmin thuis in het dossier zijn subjectieve notities of vermoedens die niet direct met het functioneren te maken hebben. Denk aan roddels, persoonlijke meningen over het karakter van de werknemer, of aantekeningen over privé-omstandigheden die geen invloed hebben op het werk. Alle informatie dient relevant, toereikend en niet overmatig te zijn voor het beoogde doel. Documentatie moet feitelijk en controleerbaar zijn, zoals functioneringsverslagen die met de werknemer zijn besproken.

Tot slot is transparantie een grondbeginsel. De werknemer heeft het recht om zijn dossier in te zien en onjuiste gegevens te laten corrigeren of verwijderen. Het bewust achterhouden van informatie of het aanleggen van een geheim tweede dossier is niet alleen onwenselijk, maar ook in strijd met de wet. Een zorgvuldige omgang met personeelsgegevens beschermt zowel de privacy van de werknemer als de positie van de werkgever.

Gezondheidsgegevens en medische informatie

De algemene regel is dat gezondheidsgegevens en medische informatie niet in een regulier personeelsdossier thuishoren. Deze gegevens vallen onder bijzondere persoonsgegevens en genieten een zeer strenge bescherming volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Een werkgever mag alleen een apart, streng beveiligd medisch dossier aanleggen als dit uitdrukkelijk is toegestaan door wetgeving of wanneer de werknemer expliciete, specifieke toestemming heeft gegeven. Dit geldt bijvoorbeeld voor de bedrijfsarts binnen de context van de Wet verbetering poortwachter.

In het reguliere dossier mogen geen details staan over diagnoses, behandelingen, medicatiegebruik, resultaten van medische onderzoeken of psychologische verslagen. Ook een kopie van een ziekenhuisbrief of een verklaring van een behandelend arts horen hier niet in.

Wat er wél geregistreerd mag worden in het personeelsdossier zijn de feitelijke gevolgen van ziekte of gezondheid in arbeidsrelatie. Dit beperkt zich tot gegevens zoals de data van ziekmelding en herstel, de duur van het verzuim, en eventuele afspraken over aangepast werk of re-integratieverslagen. Deze informatie moet functioneel en beperkt zijn.

Informatie van de bedrijfsarts voor de werkgever is altijd beperkt tot advies over functioneren en mogelijke aanpassingen, nooit tot de onderliggende medische oorzaak. Dit advies mag wel worden opgenomen. De volledige communicatie met de bedrijfsarts blijft in het vertrouwelijke medisch dossier van de arbodienst.

Privé-gesprekken en mening van de leidinggevende

Een personeelsdossier moet objectieve en relevante werkgerelateerde informatie bevatten. Subjectieve meningen en privémateriaal hebben hier geen plaats.

Privégesprekken en -observaties: Informatie uit gesprekken die uitdrukkelijk als privé zijn aangemerkt, hoort niet in het dossier. Dit geldt ook voor persoonlijke observaties of vermoedens van de leidinggevende die niet werkgerelateerd zijn.

• Gesprekken over persoonlijke problemen, gezondheid, relaties of financiën (tenzij direct relevant voor de functie).



• Vermoedens of geruchten over de privésfeer van de werknemer.



• Persoonlijke meningen over het karakter van de werknemer zonder concrete, zakelijke onderbouwing.

Subjectieve mening van de leidinggevende: Een beoordeling moet gebaseerd zijn op feiten en waarneembaar gedrag. Puur subjectieve kwalificaties zijn niet toegestaan.

• Waarderingen als "hij is een moeilijk persoon" of "zij is niet gemotiveerd" zonder concrete voorbeelden van gedrag en prestaties.



• Emotioneel geladen taal, zoals "onbetrouwbaar", "lui" of "onhandelbaar", zonder objectieve incidentenbeschrijvingen.



• Persoonlijke antipathie of voorkeur als basis voor een beoordeling.

Wat wél mag: Een leidinggevende mag wel zijn professionele observaties noteren, maar deze moeten feitelijk en relevant zijn.

1. Concrete gedragsbeschrijvingen: "Werknemer was afwezig op 10 en 12 januari zonder ziekmelding."



2. Feitelijke prestatiegegevens: "Project X werd niet opgeleverd volgens de afgesproken deadline van 1 mei."



3. Gespreksverslagen van functioneringsgesprekken, ondertekend door zowel leidinggevende als werknemer.

Het onderscheid is cruciaal: het dossier dient voor zakelijke evaluatie, niet voor het vastleggen van persoonlijke gevoelens of privé-informatie. Dit beschermt de privacy van de werknemer en de betrouwbaarheid van het dossier.

Informatie over politieke voorkeur, geloof of vakbondslidmaatschap

Het is werkgevers verboden om gegevens over de politieke voorkeur, het geloof of levensovertuiging, of het lidmaatschap van een vakbond van een werknemer in het personeelsdossier op te nemen. Deze bescherming vloeit rechtstreeks voort uit fundamentele rechten in de Grondwet en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Deze categorieën vallen onder bijzondere persoonsgegevens. De verwerking ervan is in principe verboden, tenzij er een zeer specifieke wettelijke uitzondering van toepassing is. Een dergelijke uitzondering voor een regulier personeelsdossier bestaat vrijwel nooit.

Een werkgever mag bijvoorbeeld niet registreren op welke politieke partij een werknemer stemt, of deze naar de kerk, moskee of synagoge gaat, of lid is van het CNV of de FNV. Ook het vragen ernaar tijdens een sollicitatiegesprek is niet toegestaan.

Er bestaat één belangrijke praktische nuance: als een werknemer zelf kiest om dergelijke informatie kenbaar te maken en deze informatie direct relevant is voor de arbeidsrelatie, mag dit wel worden vastgelegd. Een voorbeeld is een werknemer die een verzoek indient voor verlof in verband met een religieuze feestdag, of een vakbondsafgevaardigde die tijd vrijmaakt voor zijn vertegenwoordigingstaken. In dat geval mag alleen het relevante feit (het verlofverzoek, de rol als ondernemingsraadslid) worden gedocumenteerd, niet de onderliggende overtuiging op zich.

Het vastleggen van deze gevoelige gegevens zonder geldige reden is een ernstige inbreuk op de privacy van de werknemer en kan leiden tot boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Klachten of disciplinaire maatregelen na de wettelijke bewaartermijn

Documenten over afgehandelde klachten of disciplinaire maatregelen mogen niet in het personeelsdossier bewaard worden zodra de wettelijke bewaartermijn is verstreken. Voor de meeste disciplinaire maatregelen is deze termijn maximaal twee jaar. Na dit tijdvak wordt de sanctie als 'verjaard' beschouwd en moet deze uit het dossier verwijderd worden.

Het voortdurend bewaren van dergelijke gegevens schendt de privacy van de werknemer en kan in strijd zijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het principe van doelbinding en opslagbeperking vereist dat gegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Na afronding en verjaring van de kwestie vervalt dit doel.

Een uitzondering geldt als er sprake was van een zeer ernstige overtreding die leidde tot een vaststellingsovereenkomst of ontslag op staande voet. In die gevallen mag een summier document, zoals een beëindigingsovereenkomst, wel bewaard worden, maar niet het volledige dossier met alle klachten en correspondentie. De bewaartermijn voor gegevens na beëindiging van de arbeidsovereenkomst is doorgaans maximaal twee jaar, tenzij een langere termijn wettelijk verplicht is.

Het niet tijdig wissen van deze informatie kan ernstige risico's met zich meebrengen bij een eventuele toekomstige controle of verzoek om inzage. De werknemer kan eisen dat de verouderde en onrechtmatig bewaarde gegevens alsnog worden gewist.

Veelgestelde vragen:

Mijn werknemer heeft een chronische ziekte gemeld. Mag ik een doktersverklaring of medische details in zijn dossier bewaren?

Dit is een veelvoorkomende en belangrijke vraag. Het korte antwoord is: specifieke medische diagnoses en doktersverklaringen horen in principe niet in het algemene personeelsdossier. Dit valt onder bijzondere persoonsgegevens en de verwerking ervan is door de AVG zeer streng gereguleerd. U mag wel vastleggen dát een werknemer een gezondheidsbeperking heeft gemeld, bijvoorbeeld in het kader van verzuim of een aanpassing op de werkplek. De concrete medische achtergrond blijft buiten het dossier. Overleg over voorzieningen of aanpassingen kunt u documenteren, maar beperk dit tot de functionele gevolgen en de afspraken die zijn gemaakt. Het medische dossier is strikt gescheiden en mag alleen worden ingezien door de bedrijfsarts of de arbodienst, niet door de leidinggevende of de HR-adviseur.

Een collega heeft tijdens een bedrijfsfeest iets onhandigs gezegd over het management. Kan ik dit noteren in zijn beoordelingsdossier?

Nee, dat kan en mag niet. Incidenten tijdens sociale gelegenheden, zoals een bedrijfsuitje of kerstborrel, hebben geen directe relatie met de functionele uitvoering van het werk. Het vastleggen van privé-opmerkingen of gedrag in vrije tijd is niet relevant voor het beoordelen van iemands functioneren en tast de privacy van de werknemer ernstig aan. Dergelijke notities zouden als zeer subjectief en onprofessioneel worden gezien. Als het gedrag echt problematisch was (bijvoorbeeld bij grensoverschrijdend gedrag), dient dit via een officiële, zorgvuldige klachten- of disciplinaire procedure te lopen. Alleen de uitkomst van zo'n procedure, zoals een schriftelijke waarschuwing, mag in het dossier worden opgenomen.

Ik verzamel graag alles voor de volledigheid. Mag ik ook kopieën van een paspoort, rijbewijs en sofinummer in het personeelsdossier bewaren?

U moet hierin zeer terughoudend zijn. Een kopie van een paspoort of identiteitskaart is bijna nooit rechtmatig. U mag de gegevens die erop staan (naam, geboortedatum, BSN) registreren, maar niet de kopie zelf, vanwege het risico op identiteitsfraude. Het BSN (sofinummer) mag u alleen registreren voor doeleinden die dat wettelijk verplichten, zoals de loonadministratie. Het is verstandig om deze zeer gevoelige gegevens in een apart, afgeschermd systeem van de salarisadministratie te bewaren, niet in het hoofd-dossier dat breder toegankelijk is binnen de organisatie. Houd voor elk document de vraag voor ogen: "Is dit strikt nodig voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of een wettelijke verplichting?" Zo niet, dan hoort het er niet in.